Топливная карта проводки в 1с 8.3. Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним? Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудников

Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :

• По авансовым отчетам
• По талонам
• По топливным картам

Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.

Схема учета выглядит следующим образом:

• Выдача наличных денег подотчетнику
• Оформление авансового отчета
• Возврат наличных в кассу
• Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).

На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)

Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .

Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».

Списание ГСМ по топливным картам

В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

• Оприходование топливной карты
• Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
• Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)

Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).

Талоны на ГСМ могут быть:

• денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (приложении к нему) с указанием адресов.

Внимание: талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для организации финансовыми потерями.

Приобретение ГСМ

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.

1. Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.

2. Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.

3. Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.

4. Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.

5. Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.

Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам?

Ответ: да, можно, при условии, что количество полученного топлива соответствует номиналу талона.

Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).

Совет : если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, организация избежит финансовых потерь.

На практике лучше не допускать ситуаций, в которых организация будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива, предъявленный талон АЗС погасит полностью. При этом невыбранное количество бензина нельзя будет отразить ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

Книга учета

Получение и выдачу талонов сотрудникам фиксируйте в специальной книге учета. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.

Бухучет

Порядок бухучета талонов на ГСМ зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов. Топливо (талоны на ГСМ) принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). НДС, выделенный в счете-фактуре, учтите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Если в договоре не указан момент перехода права собственности на ГСМ, приходуйте их в момент получения талонов. Это следует из положений статей 223 и 458 Гражданского кодекса РФ.

На дату получения талонов сделайте проводку:

После того как талоны выданы водителям, в учете сделайте проводку:

- талоны на ГСМ выданы водителям (на основании книги учета движения талонов).

Количество бензина, фактически полученного на АЗС, отражайте проводкой:

- оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании отрывного купона к талону и чека АЗС).

Если в договоре сказано, что право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то порядок бухучета зависит от вида талонов.

Литровые талоны учитывайте за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: они будут отражаться по цене приобретения.

В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:

- оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:

- выданы талоны водителю (на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин).

При оприходовании топлива (заправки автомобиля на АЗС) сделайте проводку:

Дебет 10-3 Кредит 60

- оприходовано фактически полученное топливо (на основании чеков АЗС, отрывных купонов к талонам).

Если приобретены денежные талоны, учитывайте их в кассе в составе денежных документов. В бухучете получение талонов отразите проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 60

- получены талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

Водителям талоны выдавайте под отчет:

Дебет 71 Кредит 50-3

- выданы талоны сотруднику (на основании книги учета движения талонов).

Топливо, полученное по талонам, оприходуйте проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71

- оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам (на основании чека АЗС, отрывных купонов к талонам).

Документальное подтверждение расхода ГСМ

Объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение ГСМ за наличный расчет .

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости ) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 (10 субсчет «Талоны в бензобаках автомобилей)

- списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Пример отражения в бухучете ГСМ, приобретенных по талонам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент получения талонов

1 июня ООО «Альфа» приобрело денежный талон на бензин стоимостью 510 руб. (в т. ч. НДС - 78 руб.). Поставщик оформил накладную и выставил «Альфе» счет-фактуру.

4 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля Ю.И. Колесову. В книге учета движения талонов об этом сделана соответствующая отметка. В этот же день водитель приобрел по талону 30 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС - 2,59 руб.). Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

Согласно учетной политике организации путевые листы составляются за месяц. 30 июня Колесов сдал в бухгалтерию путевой лист. По данным путевого листа весь бензин, полученный по талону (30 л), был израсходован в течение месяца. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации.

Дебет 60 Кредит 51
- 510 руб. - оплачен талон на бензин;

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
- 432 руб. (510 руб. - 78 руб.) - оприходован талон на бензин;

Дебет 19 Кредит 60
- 78 руб. - отражен НДС по приобретенному талону.

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
- 432 руб. - выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов);

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
- 432 руб. - оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС и отрывного купона к талону);

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 78 руб. - предъявлен к вычету НДС.

Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей»
- 432 руб. - списан фактически израсходованный бензин.

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

• материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);

• прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. 11 и 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Важно: при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм не нужно. Дело в том, что расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.

Совет : Для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы, утвердив лимиты приказом руководителя организации.

Но если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Порядок применения налогового вычета зависит от того, когда право собственности на ГСМ переходит к организации.

Если право собственности на ГСМ переходит к организации в момент отгрузки талонов, то при наличии счета-фактуры поставщика входной НДС по топливу можно принять к вычету сразу в полной сумме (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Совет : сумму НДС со стоимости ГСМ по талонам принимайте к вычету пропорционально количеству фактически полученного топлива. Это позволит организации избежать претензий со стороны налоговой инспекции.

Количество фактически полученного топлива может быть меньше, чем его номинальный объем, указанный в талонах. Такое возможно при несвоевременной выборке топлива на АЗС. Между тем одним из условий применения вычета по НДС является принятие товаров (работ, услуг) к учету (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Если сумма вычета, определенная по счету-фактуре поставщика, превысит сумму вычета со стоимости фактически полученного топлива, при проверке налоговая инспекция может потребовать восстановления входного НДС по неоприходованным ГСМ.

Если право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то при наличии счета-фактуры поставщика НДС к вычету принимайте по мере оприходования топлива, полученного на АЗС (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по талонам ?

Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на ГСМ признаются прямыми - по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены.

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу приложите чеки АЗС.

При использовании талонов к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, ГСМ можно учесть только по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по талонам. Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки топлива в автомобиль

25 июня ООО «Альфа» приобрело талон на 10 литров бензина марки АИ-92 и заплатило за него 170 руб. (в т. ч. НДС - 26 руб.). В этот же день поставщик оформил акт приемки-передачи и счет-фактуру. По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобиля на АЗС.

Налог на прибыль «Альфа» начисляет ежемесячно. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

25 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля. Путевой лист, в котором отражена заправка автомобиля по талону, сдан в бухгалтерию 30 июня. К путевому листу приложен отрывной купон к талону и чек АЗС.

В учете организации сделаны следующие записи.

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
- 170 руб. - перечислена предоплата за талон;

Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
- 170 руб. - оприходован талон на бензин (на основании акта приемки-передачи талонов);

Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
- 170 руб. - выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов).

Дебет 10-3 Кредит 60
- 144 руб. - оприходован фактически полученный бензин (на основании чека АЗС, отрывного купона к талону);

Дебет 19 Кредит 60
- 26 руб. - отражен НДС по приобретенному топливу;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
- 170 руб. - зачтена предоплата;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 26 руб. - предъявлен к вычету НДС по фактически полученному бензину.

30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:

Дебет 26 Кредит 10-3
- 144 руб. (170 руб. - 26 руб.) - списан фактически израсходованный бензин (на основании путевого листа).

Входной НДС по приобретенным ГСМ (26 руб.) принят к вычету во II квартале. При расчете налога на прибыль в июне бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов стоимость фактически израсходованного топлива (144 руб.).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог по ставке 6 процентов, расходы на ГСМ не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат (прочих или материальных) документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок списания таких расходов при расчете единого налога аналогичен порядку, который применяется при общей системе налогообложения с учетом положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Этот пункт устанавливает обязательное условие для признания расходов при упрощенке - их оплата. Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример распределения стоимости топлива, приобретенного по талонам. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД. Организация приобрела денежные талоны, право собственности на топливо переходит в момент заправки

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода

4 мая «Гермес» приобрел денежный талон на бензин номиналом 510 руб. (в т. ч. НДС - 78 руб.). В этот же день поставщик оформил накладную и счет-фактуру на ГСМ.

ГСМ приобретается для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.

Талон был выдан водителю Ю.И. Колесову. В мае Колесов получил по талону 30 литров бензина по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС - 2,59 руб.) на общую сумму 510 руб. (в т. ч. НДС - 78 руб.). Получение бензина подтверждено отрывным купоном к талону и чеком АЗС. По данным путевого листа весь полученный бензин был израсходован во время служебных поездок.

Чтобы распределить расходы на приобретение ГСМ между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:

• по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле - 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на ГСМ в сумме:
(510 руб. - 78 руб.) × 0,684 = 295 руб.

При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» включил в состав расходов стоимость фактически израсходованного топлива (295 руб.). Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

Программа 1С Бухгалтерия 8.3 - очень удобный инструмент для ведения бухгалтерского учета на предприятии, она поможет как начинающему бухгалтеру так и бухгалтеру со стажем не совершать ошибки при ведении учета.

Рассмотрим вопрос оприходования и списания ГСМ в организации и пошагово отразим действия бухгалтера в программе.

Во-первых, если на балансе предприятия числится работающий автомобиль (или несколько), то на каждую единицу ежедневно необходимо заполнять путевой лист (максимум один раз на месяц). Водитель или механик отражают сведения об автомобиле, маршрут следования, расход бензина по норме и фактический.

Во-вторых, нормы расхода бензина рассчитываются бухгалтером на каждый автомобиль на основании норм Минтранса и закрепляются приказом по предприятию.

В-третьих, поступление ГСМ оформляется на основании первичных документов: накладная от поставщика (если заключен договор) или авансовый отчет, если водитель производит заправку автомобиля за наличные.

Алгоритм действий бухгалтера в программе 1С Бухгалтерия 8.3

1. Оформление поступления ГСМ. Пройти по пути: /Покупки/ - /Поступление (акты, накладные) - кнопка «Поступление» - Товары (накладная)

Из первичного документа, товарной накладной, заполняем данные: номер и дата накладной, наименование контрагента, договор (при наличии), склад, номенклатуру. Проконтролировать счета учета, должен стоять счет учета 10.03.

Слева внизу зафиксировать счет-фактуру от поставщика.

Посмотреть проводки, сформированные на основании проведенного документа можно с помощью пиктограммы

Если был перечислен аванс поставщику, то добавляется проводка «Зачет аванса» Дт60.02 Кт 60.01

1. Списание ГСМ на основании путевого листа

Списание необходимо производить по рассчитанной норме

1. Отражение списания ГСМ. Пройти по пути: /Склад/ - /Склад/ - Требования-накладные- кнопка «Создать»

Необходимо суммировать расход по всем путевым листам данного водителя и автомобиля и в графе количество поставить общее количество.

После проведения документа формируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 и сверяем остаток бензина с оформленным в последний день месяца путевым листом.

/ "Бухгалтерская энциклопедия "Профироста"
@2017
20.06.2017

Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Топливные карты бывают:

• денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет : в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие - взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

• счет-фактуру;

• акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

• подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

- перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009

- отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»

- принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60

- получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009

- списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»

- списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51

- оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 60

- списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»

- учтена топливная карта;

- принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты - 118 руб. (в т. ч. НДС - 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт .

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

Дебет 60 Кредит 51
- 118 руб. - оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
- 100 руб. (118 руб. - 18 руб.) - отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
- 18 руб. - отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
- 118 руб. - учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 18 руб. - принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь-июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

• такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;

• служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты - 118 руб. (в т. ч. НДС - 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле - 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
(118 руб. - 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

О том, как списать ГСМ, приобретенные по топливным картам, см. Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам .